PAPER MANAJEMEN
KONSTRUKSI
KONSEPSI
DAN APLIKASI MANAJEMEN PROYEK
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Pengertian
Proyek
merupakan Rangkaian kegiatan yang dilakukan waktu tertentu, Alokasi sumber daya
tertentu, dan Untuk mencapai sasaran
tertentu yang dilaksanakan atas dasar permintaan seseorang owner atau pemilik
pekerjaan yang ingin mencapai suatu
tujuan tertentu dan di laksanakan oleh pelaksana pekerjaan sesuai
keinginan daripada owner dan spesifikasi proyek.
1.2 Ciri – Ciri
1.
Memiliki tujuan
khusus
Yaitu menghasilkan barang dan jasa
2
Memerlukan
input
Berupa factor-factor produksi atau sumber daya seperti modal, tanah dan
material, peralatan, tenaga pegawai dan kepemimpinan.
3
Bersifat sementara
Dalam artian umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir
di tentukan dengan jelas
4
Non rutin
Artinya tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah
sepanjang proyek berlangsung
1.3 Kriteria
Suatu proyek dapat
berhasil maka harus memiliki beberapa kreteria sebagai berikut:
1.
Menggambarkan Realitas situasi pengambilan keputusan
2.
Kapabel Artinya Proyek tersebut mampu untuk dilaksanakan
3.
Fleksibel Artinya mudah dan cepat dalam menghasilkan produk
yang di harapkan
4.
Mudah
diimplementasikan Artinya ketika seorang perancang proyek merancang
sebuah bangunan maka diharapkan kepada para tukang agar dapat melaksanakan atau
mengimplementasikan rancangan tersebut dengan mudah dan sebaik-baiknya.
5.
Cost efectiveness
Menurut Shepard (1979)
dalam First Principles Of
Cost-Effectiveness Analysis in Health, CE adalah suatu metode untuk
menentukan program mana yang dapat menyelesaikan tujuan tertentu dengan biaya
minimum. Dalam artian CE merupakan salah satu cara untuk memilih dan
menilai biaya atau pun dana yang terbaik bila terdapat beberapa pilihan yang
berbeda dengan tujuan yang sama namun tetap ekonomis.
1.4
Timbulnya Proyek
Dalam
prakteknya, timbulnya suatu proyek disebabkan oleh berbagai faktor antara lain:
- Adanya permintaan pasar.
Artinya adanya suatu kebutuhan dan keinginan dalam masyarakat yang harus
disediakan. Hal mi disebabkan karena jenis produk yang tersedia belum
mencukupi atau memang belum ada sama sekali.
- Untuk meningkatkan kualitas
produk. Bagi perusahaan tertentu proyek dilakukan dalam rangka
meningkatkan kualitas atau mutu suatu produk. Hal mi dilakukan karena
tingginya tingkat persaingan yang ada.
- Kegiatan pemerintah. Artinya
merupakan kehendak pemerintah dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat
atas suatu produk atau jasa, sehingga perlu disediakan berbagai produk
melalui proyek-proyek tertentu.
- Serta adanya keperluan
mendesak. Ada saat dimana sebuah proyek berjalan tanpa direncanakan jauh
hari sebelumya. Hal ini dilakukan demi kepentingan bersama. Misalnya
pembuatan saluran jalan, karena saluran tersebut tidak dapat menampung air
akibat hujan
1.5 Macam – Macam
Proyek
Macam - macam proyek menurut R.D ACHIBALT (1976) :
- Proyek
Kapital adalah proyek yang biasanya digunakan oleh sebuah badan usaha
atau pemerintah meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan
peralatan, desain mesin, dan kostruksi guna pembangunan instalasi pabrik
baru.Contoh: Proyek pengadaan alat kalibrasi untuk meter gas yang
diselenggarakan oleh PT Perusahaan Gas Negara
- Proyek
pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk
baru yang biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek
riset dan pengembangan.Contoh : Proyek pembuatan mobil dengan menggunakan
bahan bakar listrik
- Proyek
penelitian dan pengembangan adalah kegiatan untuk melakukan
penelitian dengan sasaran yang ditentukan. proyek ini dapat berupa proyek
yang meningkatkan dan memperbaiki mutu produk Contoh : Proyek membuat
robot yang difungsikan untuk membantu pekerjaan rumah tangga
- Proyek
sistem informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan
mempergunakan alat-alat pemrosesan data (data processing) personal dan
alat-alat lainnya. contoh : Proyek sistem gudang yang dalam
penginputan data barang masih secara manual dan sekarang telah dibuat
secara on-line
- Proyek
yang berkaitan dengan manajemen perusahaan adalah perusahaan
merancang reorganisasi, perusahaan merancang program efisiensi, dan
penghematan merancang diverisifikasi contoh : Proyek penerimaan
karyawan yang dilakukan dengan menggunakan sistem penujang keputusan yang
dimaksudkan supaya karyawan yang diterima dalam perusahaan benar-benar
karyawan yang mempunyai potensi dan lebih tepat dalam penerimaan posisi
1.6 Proyek dan
Program
Kalau dilihat dari sifat maupun karakteristik yang ada dalam rangkaian
aktivitas atau pekerjaan sehari – hari di dalam organisasi (perusahaan), maka
dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu aktivitas operasional (program/process)
dan aktivitas proyek (project), dan diantara kedua jenis aktivitas ini memiliki
persamaan yaitu dilaksanakan oleh sumber daya manusia, membutuhkan sumberdaya
dan melalui sederetan proses perencanaan, pengolahan dan pengendalian yang
sistematis
Perbedaan
mendasar dari kedua aktivitas tersebut, jika dilihat dari sifat aktivitas dapat
dijelaskan bahwa aktivitas operasional (program/process) merupakan aktivitas
yang dilakukan secara berulang-ulang sepanjang waktu artinya bersifat kontinyu
(terus menerus) dengan skala aktivitas lebih luas dan penggunaan sumber daya
yang besar sehingga aktivitas operasional ini merupakan kumpulan bermacam–macam
proyek, sementara aktivitas proyek merupakan aktivitas yang
unik dan berlangsung dalam batas waktu tertentu artinya bersifat sementara
dalam jangka waktu terbatas dengan sumber daya tertentu serta memiliki sasaran
yang jelas
Jika dilihat dari karakteristik
pada kedua aktivitas diatas, maka dapat dijelaskan dalam tabulasi sebagai
berikut:
Karakteristik
Aktivitas
|
Operasional
|
Proyek
|
Sifat kegiatan
|
Pasif dan rutin
|
Dinamis dan non rutin
|
Siklus kegiatan
|
Relatif panjang
|
Relatif pendek
|
Intensitas kegiatan
|
Relatif sama (tetap)
|
Berubah – ubah
|
Landasan kegiatan
|
Anggaran dan
penjadu-alan tidak tajam
|
Semua kegiatan
didasarkan anggaran dan penjadualan
|
Komponen kegiatan
|
Jenis aktivitas
relatif sedikit
|
Jenis aktivitas
relatif banyak dengan berbagai ilmu
|
Kebutuhan Sumberdaya
|
Relatif konstan
(macam maupun volumenya)
|
Berubah – ubah (macam
maupun volumenya)
|
BAB II
KONSEP MANAJEMEN PROYEK
2.1 Pengertian
Manajemen
berasal dari kata to manage, yang berarti mengelola. Namun secara konseptual manajemen
berarti suatu kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan
menggunakan prinsip-prinsip manajemen, dengan memberdayakan sumber daya
manajemen dalam rangka mencapai tujuan tertentu secara efektif dan efisien.
Robbins dan Coulter (2002:6) mendefinisikan manajemen sebagai: “…as the process
of coordinating work activities so that they are completed efficiently and
effectively with and through other people”. Artinya manajemen adalah suatu
proses pengoordinasian pekerjaan sehingga semua pekerjaan tersebut dapat
disempurnakan dengan dan melalui orang lain secara efektif dan efisien. Proses
manajemen merupakan pelaksanaan fungsi atau aktivitas utama yang saling
berkaitan oleh manajer. Proses manajemen dilakukan dengan atau melalui orang
lain, artinya manakala proses manajemen dilakukan dengan orang lain, ada
penggerakan para bawahan oleh manajer untuk saling bekerja sama (manajer dan
para anak buahnya) melakukan aktivitas pekerjaan sesuai prinsip manajemen;
selanjutnya untuk proses manajemen yang dilakukan melalui orang lain
menunjukkan adanya desentralisasi dan koordinasi pekerjaan dengan orang lain
atau pihak lain atau unit lain sehingga pekerjaan tersebut dapat dituntaskan
sesuai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Manajemen
proyek adalah suatu
metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan intensif sejak
pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus yang berbentuk
proyek. (Iman Soeharto, 1999)
Manajemen
proyek menurut H. Kurzner adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin
dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek
yang telah ditentukan. Oleh sebab itu maka konsep manajemen proyek meliputi :
1. Proyek
merupakan suatu kegiatan yang sifatnya sementara dengan tujuan tertentu dan
memanfaatkan sumber – sumber daya
2. Manajemen
proyek adalah proses pencapaian tujuan proyek dalam suatu wadah tertentu
3. Manajemen
proyek meliputi langkah - langkah perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, dan
penyelesaian proyek
4. Kendala
/ hambatan proyek adalah spsifikasi kerja, jadwal waktu dan dana
5. Bentuk
organisasi atau wadah yang dimaksud dalam manajemen proyek adalah organisasi
fungsional, coordinator, gugus tugas (task force) dan matrik
Alasan pemilihan manajemen proyek adalah
:
·
Tingkat kesulitan dalam tugas – tugas
yang diperintahkan meningkat
·
Cepatnya perkembangan Teknik baik teori
maupun praktek
·
Biaya meningkat, lamanya bias dipakai
suatu barang menurun dan hilangnya nilai suatu barang
·
Resiko – resiko dan biaya – biaya proyek
di masa dating dapat turun
2.2 Siklus
Proyek ( Project Life Cycle )
Menurut H. kurzner dan
H.J Thanhain (1986)
“ Siklus proyek merupakan kegiatan mulai dari awal
kemudian bertambah macam dan intensitasnya sampai puncak, turun dan berakhir,
yang masing – masing tahap memilik kegiatan – kegiatan khusus baik
kompleksitas, ukuran, jadwal, maupun biaya yang diperlukan”.
Kompleksitas suatu
proyek tergantung pada :
1. Jumlah
macam ragam kegiatan
2. Macam
dan jumlah hubungan kegiatan didalam suatu proyek dan pihak luar
a) Konsepsional
Proyek :
·
Sasaran
·
Lingkup Kerja
·
Keperluan
·
Kelayakan
b) Definisi
Proyek :
·
Rencana
·
Anggaran
·
Jadwal
·
Dokumen tender
·
Komitmen manajemen
c) Penyusunan
Organisasi :
·
Struktur organisasi
·
Pembentukan tim
·
Tanggung jawab / wewenang
·
Rencana pelaksanaan terinci
d) Pelaksanaan
Proyek :
·
Pengelolaan
·
Pengendalian
·
Merencanakan kembali
·
Pemecahan masalah
e) Penyelesaian
Proyek :
·
Penyusunan dokumen
·
Penugasan kembali ( demobilisasi )
·
Pembubaran organisasi
·
Penutupan proyek
Biasanya
dalam setiap akhir tahap diadakan pengkajian dan keputusan apakah proyel tersebut
diteruskan atau tidak ketahap berikutnya, Hasil dari setiap tahap terdahulu
merupakan masukan utama bagi tahap berikutnya.
Dengan
demikian seluruh kegiatan ini merupakan suatu rangkaian kegiatan yang
berkesinambungan
2.3 Segitiga
Manajemen Proyek
Segitiga Manajemen
Proyek atau Project Management Triangle adalah suatu model Manajemen Proyek
yang digunakan oleh para Manajer Proyek untuk menganalisis dan memahami
kesulitan yang mungkin akan terjadi pada saat penerapan dan pelaksanaan proyek.
Boleh dikatakan bahwa hampir semua proyek bakal akan mengalami kendala-kendala
dalam pelaksanaannya, baik itu kendala yang berskala besar maupun yang kecil.
Namun kendala-kendala tersebut tidak boleh dijadikan penghambat dalam
menyukseskan pelaksanaan proyek. Semua kendala harus diatasi dan dicari cara
untuk menyelesaikannya.
Pada umumnya, terdapat Tiga Kendala
Utama yang saling berketergantungan dalam suatu proyek yaitu Waktu, Biaya dan
Lingkup. Ketiga Kendala Utama atau Constraint tersebut
juga dikenal dengan Segitiga Manajemen Proyek. Keseimbangan ketiganya
sangat menentukan kualitas proyek yang dilaksanakan.
1.
Waktu (Time)
Waktu merupakan salah satu
faktor terpenting dalam menangani suatu proyek. Setiap proyek memiliki batas
waktu dalam penyelesaiannya, ada yang memerlukan waktu panjang, ada juga
memerlukan waktu pendek. Waktu penyelesaian tugas dalam suatu proyek sangat
tergantung pada jumlah orang dan pengalaman serta keterampilan orang-orang
tersebut dalam mengerjakan tugas-tugasnya.
Kegagalan dalam memenuhi batas
waktu penyelesaian proyek akan berakibat buruk terhadap organisasi, misalnya
terjadi teguran dari pelanggan, denda akibat keterlambatan, mengurangi
kepercayaan pelanggan terhadap organisasi dan biaya-biaya lainnya. Salah satu
penyebab ataupun alasan terjadinya kegagalan dalam memenuhi batas waktu
penyelesaian proyek dalam suatu organisasi adalah kurangnya sumber daya yang
dimilikinya.
Menurut Buku “Project
Management Body of Knowledge (PMBOK)”, proses penanganan waktu dalam manajemen
proyek terdiri dari :
1. Plan
Schedule Management (Manajemen Perencanaan Jadwal)
2. Define
Activities (Pendefinisian Kegiatan)
3. Sequence
Activities (Urutan Kegiatan)
4. Estimate
Activity Resources (Estimasi Sumber daya Kegiatan)
5. Estimate
Activity Durations (Estimasi Durasi atau Jangka Waktu Kegiatan)
6. Develop
Schedule (Pengembangan Jadwal)
7. Control
Schedule (Pengendalian Jadwal)
2.
Biaya (Cost)
Setiap proyek memerlukan Biaya dalam pelaksanaannya. Biaya-biaya
tersebut diantaranya seperti biaya tenaga kerja, biaya peralatan dan
biaya-biaya sumber daya lainnya. Oleh karena itu, penganggaran (Budgeting) atau
perkiraan biaya merupakan suatu hal yang sangat penting untuk memastikan proyek
yang dijalankan tersebut dibawah biaya tertentu. Kadang-kadang Manager Proyek harus mengalokasikan sumber daya
tambahan untuk mencapai batas waktu yang ditentukan sehingga memerlukan biaya
tambahan dan juga kemungkinan munculnya biaya penalti akibat keterlambatan
dalam penyelesaian proyek.
Beberapa
proses dalam penanganan Biaya dalam Manajemen Proyek diantaranya seperti :
1. Cost
Estimating, Estimasi Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
2. Cost
Budgeting, Penganggaran biaya yang menggabungkan estimasi biaya sumber daya
yang dibutuhkan, paket pekerjaan dan biaya-biaya kegiatan lainnya sehingga
membentuk suatu rencana biaya yang sistematis.
3. Cost
Control (Pengendalian Biaya). Faktor-faktor yang mengakibatkan fluktuasinya
biaya dapat dikendalikan dengan beberapa alat manajemen biaya.
3.
Lingkup (Scope)
Lingkup atau Scope yang dimaksud disini adalah hasil akhir yang ingin
dicapai oleh pelaksanaan proyek itu sendiri. Hasil akhir tersebut harus
didefinisikan secara spesfik dan dikomunikasi ke semua anggota tim yang
melaksanakan tugas-tugas dalam proyek. Pada umumnya, komponen utama dalam
lingkup adalah kualitas produk akhir. Seorang Manajer Proyek harus mengetahui
cara untuk mengelola lingkup atau scope suatu proyek termasuk perubahannya yang
akan berdampak pada waktu dan biaya.
2.4 Tahapan
Manajemen Proyek
Setiap
Proyek akan mengalami enam tahapan seperti dibawah ini :
1. Project Definition (Pendefinisian
Proyek), yaitu mendefinisikan tujuan proyek dan
faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan tersebut
berhasil dengan kualitas yang diinginkan.
2. Project Initiation (Inisialisasi
Proyek), yaitu perencanaan awal terhadap sumber daya yang
akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai.
3. Project Planning
(Perencanaan Proyek), yaitu menguraikan dengan jelas bagaimana
sebuah proyek harus dijalankan. Pada Project Planning ini, akan terlihat dengan
jelas pentingnya Segitiga Manajemen Proyek yaitu Waktu, Biaya dan Ruang Lingkup
suatu Proyek.
4. Project Execution
(Pelaksanaan Proyek), yaitu melakukan pekerjaan agar
proyek yang dimaksud tersebut berhasil sesuai dengan keinginan.
5. Project Monitoring
& Control (Pemantauan dan Pengendalian Proyek), yaitu
pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek
berjalan dengan lancar.
6. Project Closure
(Penutupan Proyek), yaitu menerima hasil akhir dari proyek
dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.
BAB III
PERENCANAAN PROYEK
3.1 Pengertian
Perencanaan Proyek adalah disiplin untuk menyatakan bagaimana
untuk menyelesaikan sebuah proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan
tahapan yang ditetapkan, dan sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pendangan
dari perencanaan proyek bagi beberapa aktivitas, antara lain : menetapkan
tujuan, mengidentifikasi, perencanaan jadwal, dan membuat rencana mendukung
(termasuk yang berkaitan dengan : sumber daya manunsia, metode komunikasi, dan
manajemen resiko).
Sebagai elemen penting dari menejemen proyek, perencanaan proyek
melibatkan pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek
bergerak maju secara konsisten. Bila dilaksanakan dengan baik, perencanaan
proyek juga akan mencangkup tanggal target untuk penyelesaian setiap tindakan.
Proses perencanaan lebih memfokuskan pada pemilihan sumber daya
yang dibutuhkan untuk proyek, serta menyediakan kerangka kerja umum untuk
mencapai tujuaan yang diinginkn. Sebaliknya, perencanaan proyek lebih
memfokuskan pada mengidentifikasi dan mengatur tugas individu yang diperlukan
untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proyek menggunakan sumber daya yang
mengidentifikasi dalam perencanaan proses.
Prinsip Perencanaan Proyek :
Prinsip-prinsip organisasi
adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang
ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah
disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
a)
Tujuan organisasi yang jelas
b)
Tugas yang dilakukan harus jelas
c)
Pembagian tugas yang adil
d)
Penempatan posisi yang tepat
e)
Adanya koordinasi dan integrasi
3.2 Organisasi Proyek
1)
Fungsi
sebuah organisasi :
-
Bekerja
sama
-
Pengetahuan
-
Karir
2)
Struktur
organisasi
Organisasi adalah suatu
wadah kegiatan sekelompok manusia atau badan dengan pembagian tugas tertentu
untuk mencapai tujuan bersama dengan memanfaatkan sumber daya semaksimal
mungkin. Kegiatan tersebut dapat berupa jasa maupun lainnya sesuai
dengan tujuan. Banyak sedikitnya kegiatan dapat mempengaruhi jumlah tenaga
sebagai pelaksana kegiatan.
Manajemen Proyek adalah
tata cara atau sistem pengelolaan pekerjaan konstruksi dalam mengelola sumber
daya dan dana suatu proyek untuk mencapai tujuan dengan menggunakan
metode-metode dan sistematika tertentu. Manajemen suatu proyek pembangunan
mempunyai tujuan menyelesaikan proyek sesuai batas waktu dan biaya yang
direncanakan dengan kualitas bangunan yang optimal. Oleh sebab itu kerjasama
yang baik antar unsur pendukung dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya
berdasarkan batas ruang lingkup dan wewenang masing-masing mutlak diperlukan,
dan merupakan modal dasar dari kelangsungan suatu proyek menuju
keberhasilan.Keberhasilan suatu proyek sangat tergantung dari perilaku atau
kegiatan satuan-satuan pendukung pelaksana organisasinya yang dikoordinasikan
dalam suatu sistem manajemen. Untuk itu dituntut agar individu-individu atau
satuan-satuan dalam organisasi pengelola dapat bekerja sama secara terorganisir
untuk mewujudkan sesuai dengan keinginannya, jadwal kegiatan, anggaran
keuangan, monitoringdan laporan kemajuan serta segera mengambil langkah-langkah
perbaikan bilamana dibutuhkan. Sistem manajemen proyek memberikan tata cara
kepada individu-individu dengan berlainan tugasnya, agar mampu bekerja sama
untuk mencapai harapan tertentu proyek.
Secara keseluruhan,
seorang kepala proyek hanyalah sebagai salah satu unsur pelaksana saja, kepala
proyek merupakan penanggung jawab secara keseluruhan daripada mobilitas
pelaksanaan proyek. Terdapat struktur organisasi untuk dipilih pada pelaksanaan
proyek sesuai jenis proyeknya. Pengelola proyek bertanggung jawab untuk
menyelesaikan suatu tujuan organisasi sesuai dengan batas menurut spesifikasi
sumber daya, dana, waktu, peralatan, teknologi, manusia dan material untuk
mencapai standar kualitas kesepakatan sehingga tercapai suatu keuntungan bagi
semua belah pihak. Oleh karena itulah maka diperlukan adanya manajemen,
perhitungan, perencanaan secara sistematis dan tersusun rapi dalam suatu wadah
berbentuk organisasi.
3)
Macam
Macam Organisasi
Secara umum, terdapat 4
jenis organisasi proyek yang biasa digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek.
Adapun jenis-jenis organisasi proyek yang dimaksud antara lain :
a)
Organisasi
Proyek Fungsional
Dalam organisasi proyek fungsional, susunan
organisasi proyek dibentuk dari fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu
organisasi. Organisasi ini biasanya digunakan ketika suatu bagian fungsional
memiliki kepentingan yang lebih dominan dalam penyelesaian suatu proyek. Top
manajer yang berada dalam fungsi tersebut akan diberikan wewenang untuk
mengkoordinir proyek.
Adapun beberapa kelebihan yang terdapat dalam
organisasi proyek ini antara lain proyek dapat diselesaikan dengan struktur
dasar fungsional organisasi induk, memiliki fleksibilitas maksimum dalam
penggunaan staf, adanya pembauran berbagai jenis keahlian bagi tiap-tiap fungsi
serta peningkatan terhadap profesionalisme pada sebuah divisi fungsional.
Sedangkan beberapa kelemahan yang ditemui dalam
organisasi proyek fungsional antara lain proyek biasanya kurang fokus, terdapat
kemungkinan terjadinya kesulitan integrasi antar tiap-tiap fungsi, biasanya
membutuhkan waktu yang lebih lama serta motivasi orang-orang yang terdapat
dalam organisasi menjadi lemah.
b)
Organisasi
Proyek Tim Khusus
Dalam organisasi proyek
tim khusus, organisasi akan membentuk tim yang bersifat independen. Tim ini bisa
direkrut dari dalam dan luar organisasi yang akan bekerja sebagai suatu unit
yang terpisah dari organisasi induk. Seorang manajer proyek full time akan
ditunjuk dan diberi tanggung jawab untuk memimpin tenaga-tenaga ahli yang
terdapat dalam tim.
Adapun beberapa
kelebihan yang terdapat dalam organisasi proyek tim khusus yakni tim akan
terbentuk dengan bagian-bagian yang lengkap dan memiliki susunan komando
tunggal sehingga tim proyek memiliki wewenang penuh atas sumber daya yang ada
untuk mencapai sasaran proyek, sangat dimungkinkan ditanggapinya perubahan
serta dapat diambil sebuah keputusan dengan tepat dan cepat karena keputusan
tersebut dibuat oleh tim dan tidak menunda hierarki, status tim yang mandiri
akan menumbuhkan identitas dan komitmen anggotanya untuk menyelesaikan proyek
dengan baik, jalur komunikasi dan arus kegiatan menjadi lebih singkat,
mempermudah koordinasi maupun integrasi personil serta orientasi tim akan lebih
kuat kepada kepentingan penyelesaian proyek.
Sedangkan beberapa
kelemahan yang ditemukan dalam organisasi proyek ini adalah biaya proyek
menjadi besar karena kurang efisien dalam membagi dan memecahkan masalah dalam
penggunaan sumber daya, terdapat kecendrungan terjadinya perpecahan antara tim
proyek dengan organisasi induk serta proses transisi anggota tim proyek untuk
kembali ke fungsi semula jika proyek telah selesai akan terasa sulit karena
telah meninggalkan departemen fungsionalnya dalam waktu yang lama.
c)
Organisasi
Proyek Matriks
Organisasi proyek
matriks merupakan suatu organisasi proyek yang melekat pada divisi fungsional
suatu organisasi induk. Pada dasarnya organisasi ini merupakan penggabungan
kelebihan yang terdapat dalam organisasi fungsional dan organisasi proyek
khusus.
Beberapa kelebihan yang
terdapat dalam bentuk organisasi ini yaitu manajer proyek bertanggung jawab
penuh kepada proyek, permasalahan yang terjadi dapat segera ditindaklanjuti,
lebih efisien karena menggunakan sumber daya maupun tenaga ahli yang dimiliki
pada beberapa proyek sekaligus serta para personil dapat kembali ke organisasi
induk semula apabila proyek telah selesai.
Adapun beberapa
kekurangan yang terdapat dalam bentuk organisasi proyek ini antara lain manajer
proyek tidak dapat mengambil keputusan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan kebutuhan
personil karena keputusan tersebut merupakan wewenang dari pada departemen
lain, terdapat tingkat ketergantungan yang tinggi antara proyek dan organisasi
lain pendukung proyek serta terdapat dua jalur pelaporan bagi personil proyek
karena personil proyek berada dibahwah komando pimpinan proyek dan departemen
fungsional.
d)
Organisasi
Proyek Virtual
Organisasi proyek
virtual adalah suatu bentuk organisasi proyek yang merupakan aliansi dari
beberapa organisasi dengan tujuan untuk menghasilkan suatu produk tertentu.
Struktur kolaborasi ini terdiri dari beberapa organisasi lain yang saling
bekerjasama dan berada disekelilin perusahaan inti.
Adapun beberapa
kelebihan yang terdapat dalam susunan organisasi proyek virtual ini antara lain
terjadi pengurangan biaya yang signifikan, cepat beradaptasi dengan pesatnya
perkembangan teknologi serta adanya peningkatan terhadap fleksibilitas usaha.
Sedangkan beberapa
kekurangan yang terdapat dalam organisasi ini yakni proses koordinasi
keprofesionalan dari berbagai organisasi yang berbeda dapat menjadi hambatan,
terdapat potensi terjadinya kehilangan kontrol pada proyek serta terdapat
potensi terjadinya konflik interpersonal.
BAB IV
PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN
PROYEK
4.1 Pengertian
A. Pelaksanaan
Proyek
Setelah
menandatangani kontrak pekerjaan konstruksi maka pihak kontraktor wajib untuk
segera bekerja lapangan. Untuk dapat segera bekerja banyak kegiatan yang harus
dilakukan, seperti membuat perencanaan pelaksanaan pekerjaan, melengkapi semua
dokumen yang diperlukan, pengecekan di lapangan dan lain lain. Tujuan pada
tahap ini adalah mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek yang
sudah dirancang oleh konsultan perencana dalam batasan biaya, waktu yang sudah
disepakati, serta dengan mutu yang telah disyaratkan.
B. Pengawasan
Proyek
Pengawasan
(supervising)
adalah suatu proses
pengevaluasian atau perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan pedoman pada
standar dan peraturan yang berlaku dengan bertujuan agar hasil dari kegiatan tersebut sesuai dengan
perencanaan proyek.
4.2 Penjadwalan Proyek
Penjadwalan
proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus
diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap
aktivitas.
Penjadwalan
dibutuhkan untuk membantu:
·
Menunjukkan hubungan tiap kegiatan
lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
·
Mengidentifikasikan hubungan yang harus
didahulukan di antara kegiatan.
·
Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu
yang realistis untuk tiap kegiatan.
·
Membantu penggunaan tenaga kerja, uang
dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan
dalam membuat jadwal pelaksanaan proyek :
·
kebutuhan dan fungsi proyek tersebut.
Dengan selesainya proyek itu proyek diharapkan dapat dimanfaatkan sesuai dengan
waktu yang sudah ditentukan.
·
keterkaitannya dengan proyek berikutnya
ataupun kelanjutan dari proyek selanjutnya.
·
alasan social politis lainnya, apabila
proyek tersebut milik pemerintah.
·
kondisi alam dan lokasi proyek.
·
keterjangkauan lokasi proyek ditinjau
dari fasilitas perhubungannya.
·
ketersediaan dan keterkaitan sumber daya
material, peralatan, dan material pelengkap lainnya yang menunjang terwujudnya
proyek tersebut.
·
kapasitas atau daya tampung area kerja
proyek terhadap sumber daya yang dipergunakan selama operasional pelaksanaan
berlangsung.
·
produktivitas sumber daya, peralatan
proyek dan tenaga kerja proyek, selama operasional berlangsung dengan referensi
dan perhitungan yang memenuhi aturan teknis.
·
cuaca, musim dan gejala alam lainnya.
·
referensi hari kerja efektif.
4.3
Jaringan
Kerja
Teori
Jaringan Kerja merupakan salah satu analisis Teknik Riset Operasional yang
berhubungan dengan Manajemen Proyek. Proyek adalah satu kombinasi kegiatan-kegiatan yang
saling berkaitan, yang harus dilakukan dalam urutan tertentu sebelum
keseluruhan tugas dapat diselesaikan.
Urutan
kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan secara logis, yaitu mulai dari pelaksanaan
satu kegiatan sampai dengan kegiatan lainnya diselesaikan.
Teknik analisis jaringan kerja
yang dikembangkan dipergunakan dalam perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian
proyek.
Ada dua
teknik analisis yang dikembangkan :
·
Metode
Jalur Kritis (Critical Path Method)
CPM
merupakan suatu metode yang dirancang untuk mengoptinalkan biaya proyek dimana
dapat ditentukan kapan pertukaran biaya dan waktu harus dilakukan untuk
memenuhi jadwal penyelesaian proyek dengan biaya seminimal mungkin. Metode jaringan kerja (network) dengan menggunakan jalur kritis.
·
Metode
PERT (Project Evaluation and Review Technique).
PERT merupakan suatu metode
analisis yang dirancang untuk membantu dalam penjadwalan dan pengendalian
proyek-proyek yang kompleks, yang menuntut bahwa masalah utama yang dibahas
yaitu masalah teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya
sehingga dapat diselesaikan secara tepat waktu.
PERT juga dapat diartikan sebagai
suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan,
maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu
pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. Teknik ini
memungkinkan dihasilkannya suatu pekerjaan yang terkendali dan teratur, karena
jadwal dan anggaran dari suatu pekerjaan telah ditentukan terlebih dahulu
sebelum dilaksanakan.
Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf
tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian
kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek. Dalam metode PERT dan CPM masalah utama
yaitu teknik untuk menentukan jadwal kegiatan beserta anggaran biayanya dengan maksud
pekerjaan-pekerjaan yang telah dijadwalkan itu dapat diselesaikan secara tepat
waktu serta tepat biaya.
Kegunaan
dari jaringan kerja, yaitu :
·
Menyusun urutan kegiatan proyek yang
memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks
·
Membuat Perkiraan jadwal proyek yang
paling ekonomis
·
Mengusahakan fluktuasi minimal
penggunaan sumber daya
4.4 Contoh Pengelolaan dan Pemantauan Proyek
1) Rapat rutin untuk memantau perkembangan dan mengatasi
problema
2) Rapat rutin untuk mengambil keputusan
3) Rapat rutin menjadi “One Stop Center” untuk mengambil
keptusan
